Кроме того, внедрение информационных систем позволяет улучшить ряд показателей:

Производительность труда (операционная эффективность) имеет отношение к скорости, стоимости и качеству выполнения рутинных задач. Для повышения производительности труда в организациях применяют системы обработки транзакций. Например, для управления запасами на складе, чтобы сократить расходы, связанные с их содержанием. При этом компьютер определяет оптимальный запас изделий на складе, отслеживает текущее количество. Другой пример – повышение производительности труда работников офиса при помощи редакторов текста. При этом сокращается время подготовки текста, особенно в тех случаях, когда текст пересматривается несколько раз. Также производительность труда в офисе повышается за счет применения систем настольного издательства и систем презентационной графики.

Организационное единство среди подразделений предприятия, в частности, одинакового понимания сущности бизнес-процессов, единой методологии бухгалтерского учета, унификации нормативно-справочной информации;

Планирование деятельности по всем горизонтам (долгосрочного, текущего, оперативного) на всех уровнях управленческой вертикали, доведения до каждого из подразделений конкретных задач, контроля над текущим исполнением и анализа выполнения этих задач;

Оперативность (актуальность) данных о финансово-хозяйственной деятельности подразделений, филиалов и корпорации в целом.

Сбор и обобщение (консолидации) данных территориально-распределенных участков, в частности, бухгалтерий, каждая из которых ведет свои, неполные с точки зрения корпорации, балансы; большое количество ошибок в подобных данных, их разнородность и несогласованность.

Оперативная и достоверная информация о взаиморасчетах (взаимозачетах) с внешними поставщиками и потребителями, а также – филиалами предприятия, и, как следствие, упрощение управления дебиторской - кредиторской задолженностью. Например, снижение дебиторской задолженности (за счет упорядочения и своевременности учета поступлений, платежей, отгрузок, приемок и др. операций с контрагентами).

Функциональная эффективность может быть улучшена за счет применения систем поддержки принятия решений (СППР)1. Например, компания American Express2, производящая кредитные карточки, для повышения эффективности функций разрешения кредита использует системы искусственного интеллекта. Эти системы объединяют в себе мастерство всех лучших менеджеров по кредиту.

Добиться снижения перегрузок или простоев можно за счет использования MES - систем.3. Например, при распределении загрузки сотрудников, занятых договорной работой, неравномерно во времени – возникают традиционные пики в периоды окончания учетных бухгалтерских периодов (конец квартала, года), а также разовые, непредвиденные перегрузки. Статистическую информацию относительно распределения загрузки сотрудников разных подразделений, данные для нормирования времени этапов согласования и обработки документов, данные о возникающих периодах авралов и их объемах способны собрать автоматизированные системы. Сбор такой информации способен принести некоторый эффект в производительности труда – за счет определенной прозрачности, раскрывающей на уровне бизнес-процессов все задержки без объективных причин, все ошибки, число итерации согласования и др., повышая персональную ответственность сотрудника за каждый этап обработки информационного потока.

Качество обслуживания клиентов, например, может быть улучшено за счет использования CRM4-систем. Другим примером, может служить применение банковских машин (банкоматов). Нормальный банкомат работает 24 часа в сутки каждый день. Он позволяет снимать со счета наличные в любое время суток.

Создание и улучшение продукции. Продукция бывает двух видов: информационно-интенсивная и традиционная. Информационно-интенсивная продукция выпускается в банковской деятельности, страховании, финансовом обслуживании и т. д. Информационно-интенсивная продукция может быть создана и улучшена на основе современных информационных технологий.

Автоматизированные системы открывают перед компанией возможность изменения основ конкуренции. Например, в 70-х гг. один крупный дистрибьютор журналов и газет начал фиксировать информацию о еженедельных поставках и возврате печатной продукции от каждого продавца. После этого он использовал программу, которая определяла доход от единицы площади каждого издания для каждого продавца, затем – сравнивал полученные результаты, группируя их по экономически и этнически подобным районам. После этого дистрибьютор сообщал каждому из продавцов оптимальный для его района ассортимент изданий. Это позволило увеличить доход дистрибьюторам и розничным торговцам.

Закрепление клиентов и отдаление конкурентов. Информационные системы конкурентоспособных преимуществ (ИСКП) обслуживают стратегические потребности организации. ИСКП дают мгновенный и быстрый доступ к информации о важнейших факторах, влияющих на достижение фирмой своих задач. Но главное то, что ИСКП производят такие информационные продукты и услуги, которые содействуют привлечению клиентов к своей фирме за счет клиентов конкурента. Например, банковские пластиковые карточки дают более надежную защиту от кражи наличных денег, поэтому клиент нередко выбирает именно тот банк, который предоставляет услуги в виде пластиковых карточек.

Таким образом, в настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.

Внедрение автоматизированных систем обеспечивает удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снижаются физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшается. Это положительно влияет на работоспособность работников, т.к. приводит к уменьшению количества обрабатываемой информации. Кроме того, у персонала появляется дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.

Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможные появления ошибок при подготовке отчётной документации.

P.S. В современных условиях эффективное управление представляет собой ценный ресурс организации, наряду с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Следовательно, повышение эффективности управленческой деятельности становится одним из направлений совершенствования деятельности любого предприятия в целом. Наиболее очевидным способом повышения эффективности протекания трудового процесса является его автоматизация.