Каждый элемент ОФ, для которого должна быть обеспечена поддержка, характеризуется специфическими свойствами (запасные части, условия эксплуатации и т.п.) и расположением в общей инфраструктуре производства. Для того чтобы обеспечить сбор и хранение полной информации о техническом обслуживании и ремонте, о деятельности, связанной с поддержанием оборудования в надлежащем состоянии, в системе Avantis предлагается ввести понятие сущности (Entity). Сущностью может быть элемент оборудования, производственная линия, цех, участок или другой элемент организации. Основные фонды описываются в виде иерархии сущностей (рис.1). Глубина по иерархии родитель-потомок может достигать пяти уровней. СПО Avantis позволяет эксплуатирующему систему персоналу представлять физическое расположение и отношение сущностей, суммировать затраты на содержание ОФ по иерархии снизу вверх для определения себестоимости и архивирования статистических данных в целях дальнейшего анализа.

Как видно из рис.1 существует 2 типа сущностей: подлежащая ремонту физическая сущность (оборудование, компонент), назовем ее ремонтируемой сущностью, и организационная сущность (организация, цех). Организационные сущности отражают систематизацию, принятую на предприятии для сбора информации по себестоимости, статистике, например, для накопления на уровне участка, цеха, предприятия. Организационные сущности могут отражать физическую организацию предприятия (цеха, участки и т.п.), но могут иметь логическую структуру, не совпадающую с физической.

Внедрение систем Avantis сопровождается внесением информации обо всех логических и физических сущностях. Каждая физическая сущность включает описание норм обслуживания, описание процедур проведения ремонтных работ, перечень запасных частей.