16.07.2018
 
 

 

Как «разрулить» бизнес процесс
Системы управления - Системы управления предприятием

как «разрулить» бизнес процесс

Процесс готов, но ведь нужно понять, какая информация должна передаваться между задачами в этом процессе, какую информацию исполнитель должен получить для выполнения его задачи, и какую - должен предоставить как результат ее выполнения. Если процесс уже выполняется на предприятии, то при проектировании задач обязательно привлечение сотрудников, которые уже сейчас выполняют данные задачи. Например, рассмотрим процесс обслуживания клиента. Исходя из технологии работы предприятия, в этом процессе участвует бухгалтерская служба. Чтобы четко сформулировать задачи, которые нужно будет выполнить и распределить их по специалистам, в качестве эксперта необходимо привлечь главного бухгалтера. Когда мы определимся с необходимой информацией, нам нужно будет внести данные в информационную систему. Получаем второй результат «необходимость и достаточность информации, получаемой исполнителем».

Для эффективного и оперативного выполнения всех стадий процесса должны быть назначены ответственные за выполнение процесса. Каждый из них должен знать, когда ему нужно выполнить ту или иную задачу, чтобы планировать свое время, при этом, не срывая своевременное выполнение задач в процессах организации. Более того, каждому из исполнителей будет выделена определенная плановая длительность на выполнение его задачи, которая и будет определять срок, к которому данная задача должна быть выполнена. Третьим результатом будет «Сокращение человеческих ошибок из-за незнания или нарушения логики выполнения процесса»

Работа без аврала

Посмотрим, как это будет работать. Итак, начало рабочего дня. Менеджер принимает заказ от клиента и начинает выполнение одной из сессий бизнес-процесса. Процесс выполняется по приведенной схеме, а именно, после старта процесса менеджеру ставится задача «Прием заказа». (Он всегда сможет увидеть поставленные ему задачи в журнале задач, кроме того, система будет уведомлять исполнителя о них). Менеджер должен выполнить все изложенное в описании задачи, а затем установить флаг «Задача выполнена» и провести документ. После этого действия система автоматически передает эстафету выполнения следующему исполнителю. При выполнении текущей задачи, система автоматически поставит следующую задачу по схеме бизнес-процесса. Так, следующей задачей может быть задача бухгалтерии на формирование документации по заказу:

Если процесс правильно настроен, то в каждой задаче вы как исполнитель всегда сможете уточнить, что именно нужно выполнить в рамках этой задачи, увидеть расчетное время ее выполнения и фактическое время, если она уже выполнена. Среди реквизитов есть информация, с которой можно ознакомиться (например, реквизит «номер заказа») и информация, которую необходимо заполнить («Договор», «Заказ», «Срок выполнения», «Стоимость» и т.п.).

Следует обратить внимание на важную особенность системы: В качестве реквизитов можно использовать все данные, которые есть в информационной системе предприятия[1], такие, как, например, Контрагенты, счета контрагентов и прочая информация. Так, например, принятый от контрагента заказ в формате Excel может быть сохранен в «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005» благодаря функционалу «Электронного архива документов». Он может хранить произвольные электронные документы всего предприятия, а также выполнять типичные операции с ними: хранение истории изменения, авторов изменений, поиска документов, а также ряд сервисных функций.

После принятия заказа, следующая задача, согласно схеме, «Предоплата», которая будет автоматически поставлена ее исполнителю, как только будет выполнена задача по приему заказа.

Далее все задачи процесса выполняются согласно описанию бизнес-процесса и условиям на переходы. Так, например, задача «Размещение заказа на фабрике» будет поставлена ее исполнителю только, если выполняется условие «Сумма предоплаты удовлетворяет условиям договора».

Следует отметить очень важную особенность системы: предупреждение исполнителей о необходимости выполнить поставленную задачу, об истечении срока выполнения задачи, а также напоминания о наличии задач, требующих выполнения. Оповещение проходит как в информационной системе, так и на электронную почту, что гарантирует информированность исполнителя о задаче.

Аналогичным образом пройдет выполнение всего процесса. Пронаблюдав за описанным процессом можно выделить несколько результатов:

А что я получу?

Автоматизация любого бизнес процесса дает следующие возможности:

1. В любой момент выяснить состояние процесса. На мониторе всегда можно увидеть, какие задачи выполнены (или были просрочены), какие не выполнены, а какие задачи сейчас в работе. Можно определить задачу, исполнение которой в данный момент остановило процесс и т.п. Достаточно только кликнуть» на любую задачу, и система покажет более развернутую информацию о ней (исполнитель, срок выполнения и т.п.).

2. Групповой контроль выполнения процессов в любых разрезах (по любым процессам, реквизитам процессов, состояниям процессов, задач и т.п.) при помощи отчетности. При этом можно увидеть, как идет выполнение процессов/задач с ответственными, сроками. Широкие возможности также предоставят различные группировки (по выполненности задач, просроченности их, исполнителям, процессам и т.п.). Также будет возможность произвольной фильтрации данных, попадающих в отчет.

3. Анализа исполнения процессов в организации. При помощи данного отчета можно провести в произвольных разрезах и фильтрацией анализ выполнения процессов в организации на основании собранной статистики. Вы получите ответы на то, как и на сколько вовремя выполняются задачи, кто делает их вовремя, кто нет. Получив эту информацию и ответы на вопросы, кто не успевает и почему, может он загружен другими задачами или просто не справляется, будет возможность принять правильные управленческие решения.

И это еще не все

В системе есть много других возможностей, таких как Архив документов, формирование должностных инструкций, Формирование регламентов бизнес-процессов, симуляция бизнес–процессов и прочее.

Продукт «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005» разработан на платформе 1С: Предприятие 8.0 и в силу этого получает ряд преимуществ:

Ниже изложен краткий перечень функциональных возможностей продукта:

Хранение документов в произвольных форматах в электронном архиве (документы MS Office, изображения, и прочее) История изменения документа, с важными отметками в истории жизни документа Широкие возможности по классификации документов и поиску их в архиве Гибкая система прав доступа к информации архива Создание и визуальное редактирование процессов Моделирование выполнения процессов для накопления статистики. Этот инструмент необходим для расчета загрузки исполнителей. Хранение данных процессов с возможностью использования всех данных системы, а также создания новых типов (классификаторов) Оповещение исполнителей о задачах, а также контроль сроков выполнения. Групповое и динамическое назначение исполнителей Автоматизация рутинных действий с использованием макросов. Например, после подготовки пакета документов для клиента, система сможет автоматически отправить эти документы по электронной почте. Создание печатных форм и печать задач и процессов Инструменты анализа - гибкая отчетность по динамике и статистике процессов Формирование должностных инструкций в системе. Когда бизнес-процессы, в которые вовлечен исполнитель, достаточно хорошо описаны, система может сформировать перечень процессов и задач, которые должен выполнять сотрудник. К каждой из задач прикрепляется пояснение. Таким образом, сформированный документ будет описывать все, что должен делать сотрудник на предприятии.

 


Читайте:


Добавить комментарий


Защитный код
Обновить

Диспетчеризация пунктов:

СИСТЕМА МОНИТОРИНГА ЗДАНИЯ ПРАВЛЕНИЯ ОАО РОСНЕФТЬ

News image

Функции системы: · Во вторую очередь системы должны быть также функции контроля качества электроснабжения и мониторинг из той же диспетчерской инженерного оборудования территориально удаленного ...

АВТОМАТИЗАЦИЯ КОМПЛЕКСА ЗДАНИЙ

News image

Заказчик и разработчик: Управленческий центр религиозной организации «Свидетели Иеговы в России». Объект: комплекс зданий (22 корпуса жилых и служебных помещений, пос. Солнечное Ленинградской об...

РЕГИОНАЛЬНАЯ ДИСПЕТЧЕРСКАЯ СИСТЕМА ГАЗОПРОВОДНОЙ СЕТИ

News image

Заказчик: ОАО «Уральские газовые сети», Екатеринбург. Региональная газораспределительная организация Свердловской области. Описание технологического процесса: Наблюдаемыми объектами системы тел...

 

Теория АСУ:

Пользовательские функции

News image

К пользовательским функциям прежде всего относятся различные программы отопления, которые позволяют адаптировать режим обогрева дома к ритму жизни его обитателей (сон и бодрствование, отпуска, посме...

Образцовые и эталонные рабочие приборы

News image

По метрологическому назначению приборы делятся на рабочие, образцовые и эталонные. Рабочие приборы подразделяются на технические и лабораторные. Первые предназначены для практических целей измере...

Контроль измерительных приборов

News image

Для обеспечения единообразия, верности и правильного применения мер и измерительных приборов установлен определенный порядок их контроля. Для этой цели организована Государственная служба мер и изме...

Теория автоматического управления ТАУ

News image

Теория автоматического управления (ТАУ) изучает принципы построения систем автоматического управления и закономерности протекающих в них процессов, которые она исследует на динамических моделях дейс...

Погрешность

News image

Систематические погрешности выражаются в виде разности результатов измерения рабочим и образцовым прибором. Эти разности, взятые с обратным знаком, составляют таблицу поправок к показаниям прибора. ...

 
 

Программные решения в автоматизации:

Java здесь, Java там

News image

Чем объясняется попуярность языка Java на рынке встраиваемых систем? Есть ли реальная основа под уверенностью в том, что Java - это давно ожидаемое ...

FactoryFocus

News image

Среди всех вариантов InTouch, поставляемых фирмой Wonderware, хотелось бы выделить пакет FactoryFocus. Главная его особенность состоит в том, что он...

Структура Windows DNA

News image

Cтруктура Windows DNA это, в первую очередь, реализация трехуровневой модели приложения, включающей следующие уровни (рис.2): · уровень представ...

Преимущества и недостатки

News image

Как и все чисто серверные программные решения IIS-приложения выполняются полностью на веб-сервере. Поэтому для работы с IIS-приложением из специальн...

Преимущества и недостатки

News image

Основными преимуществами Remote Scripting для разработчика являются прозрачность, простота и гибкость решений для веб-базированного доступа к технол...

Пример применения: виртуальный практикум на базе INTERBUS

News image

С февраля 2001 года в высшей технической школе города Дюссельдорфа действует виртуальный лабораторный практикум для изучения основ технологии INTERB...

 

Примеры удачного внедрения:

Интегрированные системы управления предприятием (часть 3)

Аналитическая лаборатория Про-Инвест DOCS Open - корпоративная система управления документами Система обеспечивает быстрый и удобный поиск док...

Производственные системы

Производственные системы включают подклассы средних и крупных интегрированных систем. Эти системы, в первую очередь, предназначены для управления ...

Что важно знать специалистам по автоматизации

Успех внедрения MES зависит от правильного ответа на вопросы: Какие процессы автоматизировать? Как и какими продуктами пользоваться? Сможет ли контр...

Клиент-серверные технологии

В настоящее время оптимальным решением для автоматизации крупных и средних предприятий, особенно быстро развивающихся, является использование информ...

ПТК ОУ

Программно-технический комплекс управления общестанционным вспомогательным оборудованием – ПТК ОУ предназначен для управления и контроля за состояни...

Функциональный состав БЭСТ-5

Система управления предприятием состоит из набора функциональных элементов - приложений. Каждый такой элемент автоматизирует определенное направлени...