20.09.2017
 
 

 

Как «разрулить» бизнес процесс
Системы управления - Системы управления предприятием

как «разрулить» бизнес процесс

Процесс готов, но ведь нужно понять, какая информация должна передаваться между задачами в этом процессе, какую информацию исполнитель должен получить для выполнения его задачи, и какую - должен предоставить как результат ее выполнения. Если процесс уже выполняется на предприятии, то при проектировании задач обязательно привлечение сотрудников, которые уже сейчас выполняют данные задачи. Например, рассмотрим процесс обслуживания клиента. Исходя из технологии работы предприятия, в этом процессе участвует бухгалтерская служба. Чтобы четко сформулировать задачи, которые нужно будет выполнить и распределить их по специалистам, в качестве эксперта необходимо привлечь главного бухгалтера. Когда мы определимся с необходимой информацией, нам нужно будет внести данные в информационную систему. Получаем второй результат «необходимость и достаточность информации, получаемой исполнителем».

Для эффективного и оперативного выполнения всех стадий процесса должны быть назначены ответственные за выполнение процесса. Каждый из них должен знать, когда ему нужно выполнить ту или иную задачу, чтобы планировать свое время, при этом, не срывая своевременное выполнение задач в процессах организации. Более того, каждому из исполнителей будет выделена определенная плановая длительность на выполнение его задачи, которая и будет определять срок, к которому данная задача должна быть выполнена. Третьим результатом будет «Сокращение человеческих ошибок из-за незнания или нарушения логики выполнения процесса»

Работа без аврала

Посмотрим, как это будет работать. Итак, начало рабочего дня. Менеджер принимает заказ от клиента и начинает выполнение одной из сессий бизнес-процесса. Процесс выполняется по приведенной схеме, а именно, после старта процесса менеджеру ставится задача «Прием заказа». (Он всегда сможет увидеть поставленные ему задачи в журнале задач, кроме того, система будет уведомлять исполнителя о них). Менеджер должен выполнить все изложенное в описании задачи, а затем установить флаг «Задача выполнена» и провести документ. После этого действия система автоматически передает эстафету выполнения следующему исполнителю. При выполнении текущей задачи, система автоматически поставит следующую задачу по схеме бизнес-процесса. Так, следующей задачей может быть задача бухгалтерии на формирование документации по заказу:

Если процесс правильно настроен, то в каждой задаче вы как исполнитель всегда сможете уточнить, что именно нужно выполнить в рамках этой задачи, увидеть расчетное время ее выполнения и фактическое время, если она уже выполнена. Среди реквизитов есть информация, с которой можно ознакомиться (например, реквизит «номер заказа») и информация, которую необходимо заполнить («Договор», «Заказ», «Срок выполнения», «Стоимость» и т.п.).

Следует обратить внимание на важную особенность системы: В качестве реквизитов можно использовать все данные, которые есть в информационной системе предприятия[1], такие, как, например, Контрагенты, счета контрагентов и прочая информация. Так, например, принятый от контрагента заказ в формате Excel может быть сохранен в «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005» благодаря функционалу «Электронного архива документов». Он может хранить произвольные электронные документы всего предприятия, а также выполнять типичные операции с ними: хранение истории изменения, авторов изменений, поиска документов, а также ряд сервисных функций.

После принятия заказа, следующая задача, согласно схеме, «Предоплата», которая будет автоматически поставлена ее исполнителю, как только будет выполнена задача по приему заказа.

Далее все задачи процесса выполняются согласно описанию бизнес-процесса и условиям на переходы. Так, например, задача «Размещение заказа на фабрике» будет поставлена ее исполнителю только, если выполняется условие «Сумма предоплаты удовлетворяет условиям договора».

Следует отметить очень важную особенность системы: предупреждение исполнителей о необходимости выполнить поставленную задачу, об истечении срока выполнения задачи, а также напоминания о наличии задач, требующих выполнения. Оповещение проходит как в информационной системе, так и на электронную почту, что гарантирует информированность исполнителя о задаче.

Аналогичным образом пройдет выполнение всего процесса. Пронаблюдав за описанным процессом можно выделить несколько результатов:

А что я получу?

Автоматизация любого бизнес процесса дает следующие возможности:

1. В любой момент выяснить состояние процесса. На мониторе всегда можно увидеть, какие задачи выполнены (или были просрочены), какие не выполнены, а какие задачи сейчас в работе. Можно определить задачу, исполнение которой в данный момент остановило процесс и т.п. Достаточно только кликнуть» на любую задачу, и система покажет более развернутую информацию о ней (исполнитель, срок выполнения и т.п.).

2. Групповой контроль выполнения процессов в любых разрезах (по любым процессам, реквизитам процессов, состояниям процессов, задач и т.п.) при помощи отчетности. При этом можно увидеть, как идет выполнение процессов/задач с ответственными, сроками. Широкие возможности также предоставят различные группировки (по выполненности задач, просроченности их, исполнителям, процессам и т.п.). Также будет возможность произвольной фильтрации данных, попадающих в отчет.

3. Анализа исполнения процессов в организации. При помощи данного отчета можно провести в произвольных разрезах и фильтрацией анализ выполнения процессов в организации на основании собранной статистики. Вы получите ответы на то, как и на сколько вовремя выполняются задачи, кто делает их вовремя, кто нет. Получив эту информацию и ответы на вопросы, кто не успевает и почему, может он загружен другими задачами или просто не справляется, будет возможность принять правильные управленческие решения.

И это еще не все

В системе есть много других возможностей, таких как Архив документов, формирование должностных инструкций, Формирование регламентов бизнес-процессов, симуляция бизнес–процессов и прочее.

Продукт «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005» разработан на платформе 1С: Предприятие 8.0 и в силу этого получает ряд преимуществ:

Ниже изложен краткий перечень функциональных возможностей продукта:

Хранение документов в произвольных форматах в электронном архиве (документы MS Office, изображения, и прочее) История изменения документа, с важными отметками в истории жизни документа Широкие возможности по классификации документов и поиску их в архиве Гибкая система прав доступа к информации архива Создание и визуальное редактирование процессов Моделирование выполнения процессов для накопления статистики. Этот инструмент необходим для расчета загрузки исполнителей. Хранение данных процессов с возможностью использования всех данных системы, а также создания новых типов (классификаторов) Оповещение исполнителей о задачах, а также контроль сроков выполнения. Групповое и динамическое назначение исполнителей Автоматизация рутинных действий с использованием макросов. Например, после подготовки пакета документов для клиента, система сможет автоматически отправить эти документы по электронной почте. Создание печатных форм и печать задач и процессов Инструменты анализа - гибкая отчетность по динамике и статистике процессов Формирование должностных инструкций в системе. Когда бизнес-процессы, в которые вовлечен исполнитель, достаточно хорошо описаны, система может сформировать перечень процессов и задач, которые должен выполнять сотрудник. К каждой из задач прикрепляется пояснение. Таким образом, сформированный документ будет описывать все, что должен делать сотрудник на предприятии.

 


Читайте:


Добавить комментарий


Защитный код
Обновить

Диспетчеризация пунктов:

Система диспетчеризации тепличного комплекса Овощевод

News image

Объект контроля:Объектом управления является тепличный комплекс, который состоит из двух бригад, к одной из которых относятся четыре теплицы, ко второй - пять. Задача управления для каждой теплицы с...

СИСТЕМА ДИСТАНЦИОННОГО МОНИТОРИНГА ЦТП УФЫ

News image

Функции системы: Описание системы ЦТП УФЫ: Для оптимизации интегральных затрат выбрано решение с применением двух каналов связи. Основной – радиоканал на выделенной частоте 160 Мгц 1200 bps с ...

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ МОБИЛЬНЫМ ЦЕНТРОМ ОБРАБОТКИ ДАННЫХ КОМПАНИ

News image

Заказчик: компания «Комус» Объект:мобильный центр обработки данных (МЦОД) Характеристика объекта управления: МЦОД, являясь, по сути, аналогом стандартного дата-центра, заключает в себе ряд до...

 

Теория АСУ:

Отопление больших помещений с помощью газа

News image

Когда мы говорим об отоплении промышленных помещений, большинство специалистов сразу думает о большой котельной, трубах, вентиляторных конвекторах, регулирующих клапанах, вентиляторах и т.д. Устойчи...

Сети сжатого воздуха для приборов и средств

News image

Сети сжатого воздуха для приборов и средств автоматизации должны иметь буферные емкости, обеспечивающие часовой запас сжатого воздуха для работы. Эти требования не распространяются на установки, ...

Процессы механизации

News image

Изучая процессы механизации, можно отметить, что исполь­зование в трудовом процессе машины как средства механизации обеспечивает замену части или всех энергозатрат человека, необходимых для формообр...

Кодирования состояния механизации и автоматизации технологических операций

News image

Для кодирования состояния механизации и автоматизации технологических операций в маршрутных картах технологических процессов предлагается воспользоваться двоичным алфавитом, который широко распростр...

Автоматизация производства

News image

Введение в Автоматизацию и общие понятия.Автоматизация производства, процесс в развитии машинного производства, при котором функции управления и контроля, ранее выполнявшиеся человеком, передаются п...

 
 

Программные решения в автоматизации:

Wonderware

News image

Важный вопрос защита технологической информации от несанкционированного доступа для Web-сервера. В FactorySuite Web Server обеспечивается стандартна...

FactoryFocus

News image

Среди всех вариантов InTouch, поставляемых фирмой Wonderware, хотелось бы выделить пакет FactoryFocus. Главная его особенность состоит в том, что он...

Простота использования

News image

Графический построитель поддерживает несколько шаблонов алармов, из которых можно выбрать наиболее подходящий для вашей задачи. На тесте, представле...

О встроенных языках

News image

Большинство утверждений, по мнению авторов статьи в СТА очевидных, мне таковыми не кажутся и порождают много вопросов, например, о языках программир...

Интеграционный слой

News image

Интеграция разнородных подсистем в единую систему диспетчеризации технологического процесса позволяет сконцентрировать важную информацию о процессе ...

FactorySuite Web Server

News image

FactorySuite Web Server обеспечивает централизованное администрирование приложений InTouch и данных FactorySuite через Internet/Intranet и поддержив...

 

Примеры удачного внедрения:

Работа системы

В 1998 г. Каплан и Нортон организовали в г. Линкольн (шт. Массачусетс, США) консультационную группу BSC Collaborative, Inc., задача которой заключае...

Что важно знать специалистам по автоматизации

Успех внедрения MES зависит от правильного ответа на вопросы: Какие процессы автоматизировать? Как и какими продуктами пользоваться? Сможет ли контр...

ERP-системы и специализированные пакеты

До недавнего времени исчерпывающей функциональностью в области автоматизации управления предприятиями обладали ERP-системы, особенно крупные. Но,...

Критерии выбора АСУП

Критериев выбора систем автоматизации, как и многих других достаточно сложных и дорогих товаров (например, автомобилей), существует, конечно же, мно...

Проектирование и организация технологических процессов

Рассмотрим порядок проектирования и организации производственных процессов. Первоначально на заводе все пять токарных, фрезерных и сверлильных станк...

Стандарты интеграции систем управления

Исходным стандартом систем управления предприятием стал стандарт MRP (Material Requirements Planning), появившейся в 70-х годах. Он включает в себ...