24.01.2018
 
 

 

Как «разрулить» бизнес процесс
Системы управления - Системы управления предприятием

как «разрулить» бизнес процесс

Процесс готов, но ведь нужно понять, какая информация должна передаваться между задачами в этом процессе, какую информацию исполнитель должен получить для выполнения его задачи, и какую - должен предоставить как результат ее выполнения. Если процесс уже выполняется на предприятии, то при проектировании задач обязательно привлечение сотрудников, которые уже сейчас выполняют данные задачи. Например, рассмотрим процесс обслуживания клиента. Исходя из технологии работы предприятия, в этом процессе участвует бухгалтерская служба. Чтобы четко сформулировать задачи, которые нужно будет выполнить и распределить их по специалистам, в качестве эксперта необходимо привлечь главного бухгалтера. Когда мы определимся с необходимой информацией, нам нужно будет внести данные в информационную систему. Получаем второй результат «необходимость и достаточность информации, получаемой исполнителем».

Для эффективного и оперативного выполнения всех стадий процесса должны быть назначены ответственные за выполнение процесса. Каждый из них должен знать, когда ему нужно выполнить ту или иную задачу, чтобы планировать свое время, при этом, не срывая своевременное выполнение задач в процессах организации. Более того, каждому из исполнителей будет выделена определенная плановая длительность на выполнение его задачи, которая и будет определять срок, к которому данная задача должна быть выполнена. Третьим результатом будет «Сокращение человеческих ошибок из-за незнания или нарушения логики выполнения процесса»

Работа без аврала

Посмотрим, как это будет работать. Итак, начало рабочего дня. Менеджер принимает заказ от клиента и начинает выполнение одной из сессий бизнес-процесса. Процесс выполняется по приведенной схеме, а именно, после старта процесса менеджеру ставится задача «Прием заказа». (Он всегда сможет увидеть поставленные ему задачи в журнале задач, кроме того, система будет уведомлять исполнителя о них). Менеджер должен выполнить все изложенное в описании задачи, а затем установить флаг «Задача выполнена» и провести документ. После этого действия система автоматически передает эстафету выполнения следующему исполнителю. При выполнении текущей задачи, система автоматически поставит следующую задачу по схеме бизнес-процесса. Так, следующей задачей может быть задача бухгалтерии на формирование документации по заказу:

Если процесс правильно настроен, то в каждой задаче вы как исполнитель всегда сможете уточнить, что именно нужно выполнить в рамках этой задачи, увидеть расчетное время ее выполнения и фактическое время, если она уже выполнена. Среди реквизитов есть информация, с которой можно ознакомиться (например, реквизит «номер заказа») и информация, которую необходимо заполнить («Договор», «Заказ», «Срок выполнения», «Стоимость» и т.п.).

Следует обратить внимание на важную особенность системы: В качестве реквизитов можно использовать все данные, которые есть в информационной системе предприятия[1], такие, как, например, Контрагенты, счета контрагентов и прочая информация. Так, например, принятый от контрагента заказ в формате Excel может быть сохранен в «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005» благодаря функционалу «Электронного архива документов». Он может хранить произвольные электронные документы всего предприятия, а также выполнять типичные операции с ними: хранение истории изменения, авторов изменений, поиска документов, а также ряд сервисных функций.

После принятия заказа, следующая задача, согласно схеме, «Предоплата», которая будет автоматически поставлена ее исполнителю, как только будет выполнена задача по приему заказа.

Далее все задачи процесса выполняются согласно описанию бизнес-процесса и условиям на переходы. Так, например, задача «Размещение заказа на фабрике» будет поставлена ее исполнителю только, если выполняется условие «Сумма предоплаты удовлетворяет условиям договора».

Следует отметить очень важную особенность системы: предупреждение исполнителей о необходимости выполнить поставленную задачу, об истечении срока выполнения задачи, а также напоминания о наличии задач, требующих выполнения. Оповещение проходит как в информационной системе, так и на электронную почту, что гарантирует информированность исполнителя о задаче.

Аналогичным образом пройдет выполнение всего процесса. Пронаблюдав за описанным процессом можно выделить несколько результатов:

А что я получу?

Автоматизация любого бизнес процесса дает следующие возможности:

1. В любой момент выяснить состояние процесса. На мониторе всегда можно увидеть, какие задачи выполнены (или были просрочены), какие не выполнены, а какие задачи сейчас в работе. Можно определить задачу, исполнение которой в данный момент остановило процесс и т.п. Достаточно только кликнуть» на любую задачу, и система покажет более развернутую информацию о ней (исполнитель, срок выполнения и т.п.).

2. Групповой контроль выполнения процессов в любых разрезах (по любым процессам, реквизитам процессов, состояниям процессов, задач и т.п.) при помощи отчетности. При этом можно увидеть, как идет выполнение процессов/задач с ответственными, сроками. Широкие возможности также предоставят различные группировки (по выполненности задач, просроченности их, исполнителям, процессам и т.п.). Также будет возможность произвольной фильтрации данных, попадающих в отчет.

3. Анализа исполнения процессов в организации. При помощи данного отчета можно провести в произвольных разрезах и фильтрацией анализ выполнения процессов в организации на основании собранной статистики. Вы получите ответы на то, как и на сколько вовремя выполняются задачи, кто делает их вовремя, кто нет. Получив эту информацию и ответы на вопросы, кто не успевает и почему, может он загружен другими задачами или просто не справляется, будет возможность принять правильные управленческие решения.

И это еще не все

В системе есть много других возможностей, таких как Архив документов, формирование должностных инструкций, Формирование регламентов бизнес-процессов, симуляция бизнес–процессов и прочее.

Продукт «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005» разработан на платформе 1С: Предприятие 8.0 и в силу этого получает ряд преимуществ:

Ниже изложен краткий перечень функциональных возможностей продукта:

Хранение документов в произвольных форматах в электронном архиве (документы MS Office, изображения, и прочее) История изменения документа, с важными отметками в истории жизни документа Широкие возможности по классификации документов и поиску их в архиве Гибкая система прав доступа к информации архива Создание и визуальное редактирование процессов Моделирование выполнения процессов для накопления статистики. Этот инструмент необходим для расчета загрузки исполнителей. Хранение данных процессов с возможностью использования всех данных системы, а также создания новых типов (классификаторов) Оповещение исполнителей о задачах, а также контроль сроков выполнения. Групповое и динамическое назначение исполнителей Автоматизация рутинных действий с использованием макросов. Например, после подготовки пакета документов для клиента, система сможет автоматически отправить эти документы по электронной почте. Создание печатных форм и печать задач и процессов Инструменты анализа - гибкая отчетность по динамике и статистике процессов Формирование должностных инструкций в системе. Когда бизнес-процессы, в которые вовлечен исполнитель, достаточно хорошо описаны, система может сформировать перечень процессов и задач, которые должен выполнять сотрудник. К каждой из задач прикрепляется пояснение. Таким образом, сформированный документ будет описывать все, что должен делать сотрудник на предприятии.

 


Читайте:


Добавить комментарий


Защитный код
Обновить

Диспетчеризация пунктов:

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА УЧЕТА ТЕПЛОВОЙ ЭНЕРГИИ НА ТЕПЛОВЫХ ВЫВОДАХ НОВОСИБИРС

News image

Заказчик: ОАО «Новосибирскэнерго» Объект: Тепловые выводы 4 ТЭЦ в г. Новосибирске и одной ТЭЦ в области. Состав системы: На каждой из пяти ТЭЦ Master SCADA через ОРС-сервер получает данные от...

Система автоматизации и диспетчеризации теплосетей. Энергоучет

News image

Объект: теплосети (котельные, ИТП) городов Климовск, Подольск, пос. Мещерское Автоматика объекта (контроллер Трансформер, Электротехническая Компания) по его инициативе обеспечивает за минимально...

АСУ ТП ГОЛОВНЫХ ВОДОЗАБОРНЫХ СООРУЖЕНИЙ

News image

Описание технологического процесса: Объектом управления и контроля является технологическое оборудование артезианских скважин (общее число 80 скважин), находящееся в павильонах над артезианскими ск...

 

Теория АСУ:

Энергосбережение. Что нужно делать для снижения потерь, связанных с несовершенст

News image

1. Занимайся совершенствованием энергетического хозяйства только в том случае, когда эта работа может дать, в конечном счете, существенный экономический либо экологический эффект. 2. Определи, ка...

Управление отношением (ratio control)

News image

Иногда стабилизация отношения между двумя или большим количеством переменных процесса более значима, чем стабилизация их абсолютных значений. В таких случаях используются системы пропорционального у...

Сети сжатого воздуха для приборов и средств

News image

Сети сжатого воздуха для приборов и средств автоматизации должны иметь буферные емкости, обеспечивающие часовой запас сжатого воздуха для работы. Эти требования не распространяются на установки, ...

Схемы обвязки котельной и принципы управления контурами

News image

Для того чтобы организовать работу одного или нескольких отопительных контуров в гидравлической системе, их необходимо присоединить к теплогенератору-котлу. Эту задачу можно решить разными способами...

Рекомендации по планированию и строительству газовой котельной

News image

1. Требования к помещению котельной Высота потолков — не ниже 2,5 м. Площадь — не менее 4 кв. м на каждый котел

 
 

Программные решения в автоматизации:

Инструментарий для интеграции разнородных подсистем

News image

Исторически на каждом предприятии сосуществуют разнообразные подсистемы: DCS, SCADA, ERP, которые в большинстве случаев функционируют независимо дру...

Межсетевой обмен в масштабах предприятия

News image

Речь идет об обмене данными между сетями уровней 1, 2 и 3, то есть о том, как сделать прозрачным и простым доступ к данным устройств низовой автомат...

Конфигурации программных пакетов InTouch

News image

При определении спецификации на выбранный программный пакет пользователю всегда необходимо знать, каковы варианты поставки пакета, какие функции (ил...

АСУТП и подсистемы АСУП, построенные на технологиях Microsof

News image

Как уже отмечено выше, существует устоявшийся набор стандартных протоколов, позволяющий назвать практически любую SCADA-систему открытой. Наибольшее...

Java: язык программирования

News image

Синтаксис Java разработан на основе синтаксиса языков С/С++, что весьма облегчает его изучение. Вместе с тем он сохранил многие недостатки этих язык...

SCADA-системы на ярмарке в Ганновере и особенности организац

News image

На традиционной Ганноверской выставке-ярмарке, состоявшейся весной 1999 года, были представлены следующие SCADA-системы: · хорошо известные на н...

 

Примеры удачного внедрения:

Идеальная организация производства

Обратимся к оптимизации производства с помощью карточек «канбан». Допустим, что цех по изготовлению двигателей должен в соответствии с производствен...

Критерии выбора АСУП

Критериев выбора систем автоматизации, как и многих других достаточно сложных и дорогих товаров (например, автомобилей), существует, конечно же, мно...

SMART-SPRECON – современное решение для построения систем ав

Леонид Орлов, директор отраслевых проектов компании «РТСофт» Рассматривается комплексное решение для АСУ ТП на базе ПТК SMART-SPRECON и РЗА SIEME...

ERP-системы и специализированные пакеты

До недавнего времени исчерпывающей функциональностью в области автоматизации управления предприятиями обладали ERP-системы, особенно крупные. Но,...

Внедрение системы

Внедрение рассматриваемой концепции означает широкую перестройку всего процесса осуществления организационной стратегии. В этой связи важны два с...

Готовность предприятия к автоматизации

При анализе потребностей предприятия и формировании требований к функциональности системы важно обратить внимание на уровень готовности предприятия ...