29.05.2024
 
 

 

Как «разрулить» бизнес процесс
Системы управления - Системы управления предприятием

как «разрулить» бизнес процесс

Процесс готов, но ведь нужно понять, какая информация должна передаваться между задачами в этом процессе, какую информацию исполнитель должен получить для выполнения его задачи, и какую - должен предоставить как результат ее выполнения. Если процесс уже выполняется на предприятии, то при проектировании задач обязательно привлечение сотрудников, которые уже сейчас выполняют данные задачи. Например, рассмотрим процесс обслуживания клиента. Исходя из технологии работы предприятия, в этом процессе участвует бухгалтерская служба. Чтобы четко сформулировать задачи, которые нужно будет выполнить и распределить их по специалистам, в качестве эксперта необходимо привлечь главного бухгалтера. Когда мы определимся с необходимой информацией, нам нужно будет внести данные в информационную систему. Получаем второй результат «необходимость и достаточность информации, получаемой исполнителем».

Для эффективного и оперативного выполнения всех стадий процесса должны быть назначены ответственные за выполнение процесса. Каждый из них должен знать, когда ему нужно выполнить ту или иную задачу, чтобы планировать свое время, при этом, не срывая своевременное выполнение задач в процессах организации. Более того, каждому из исполнителей будет выделена определенная плановая длительность на выполнение его задачи, которая и будет определять срок, к которому данная задача должна быть выполнена. Третьим результатом будет «Сокращение человеческих ошибок из-за незнания или нарушения логики выполнения процесса»

Работа без аврала

Посмотрим, как это будет работать. Итак, начало рабочего дня. Менеджер принимает заказ от клиента и начинает выполнение одной из сессий бизнес-процесса. Процесс выполняется по приведенной схеме, а именно, после старта процесса менеджеру ставится задача «Прием заказа». (Он всегда сможет увидеть поставленные ему задачи в журнале задач, кроме того, система будет уведомлять исполнителя о них). Менеджер должен выполнить все изложенное в описании задачи, а затем установить флаг «Задача выполнена» и провести документ. После этого действия система автоматически передает эстафету выполнения следующему исполнителю. При выполнении текущей задачи, система автоматически поставит следующую задачу по схеме бизнес-процесса. Так, следующей задачей может быть задача бухгалтерии на формирование документации по заказу:

Если процесс правильно настроен, то в каждой задаче вы как исполнитель всегда сможете уточнить, что именно нужно выполнить в рамках этой задачи, увидеть расчетное время ее выполнения и фактическое время, если она уже выполнена. Среди реквизитов есть информация, с которой можно ознакомиться (например, реквизит «номер заказа») и информация, которую необходимо заполнить («Договор», «Заказ», «Срок выполнения», «Стоимость» и т.п.).

Следует обратить внимание на важную особенность системы: В качестве реквизитов можно использовать все данные, которые есть в информационной системе предприятия[1], такие, как, например, Контрагенты, счета контрагентов и прочая информация. Так, например, принятый от контрагента заказ в формате Excel может быть сохранен в «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005» благодаря функционалу «Электронного архива документов». Он может хранить произвольные электронные документы всего предприятия, а также выполнять типичные операции с ними: хранение истории изменения, авторов изменений, поиска документов, а также ряд сервисных функций.

После принятия заказа, следующая задача, согласно схеме, «Предоплата», которая будет автоматически поставлена ее исполнителю, как только будет выполнена задача по приему заказа.

Далее все задачи процесса выполняются согласно описанию бизнес-процесса и условиям на переходы. Так, например, задача «Размещение заказа на фабрике» будет поставлена ее исполнителю только, если выполняется условие «Сумма предоплаты удовлетворяет условиям договора».

Следует отметить очень важную особенность системы: предупреждение исполнителей о необходимости выполнить поставленную задачу, об истечении срока выполнения задачи, а также напоминания о наличии задач, требующих выполнения. Оповещение проходит как в информационной системе, так и на электронную почту, что гарантирует информированность исполнителя о задаче.

Аналогичным образом пройдет выполнение всего процесса. Пронаблюдав за описанным процессом можно выделить несколько результатов:

А что я получу?

Автоматизация любого бизнес процесса дает следующие возможности:

1. В любой момент выяснить состояние процесса. На мониторе всегда можно увидеть, какие задачи выполнены (или были просрочены), какие не выполнены, а какие задачи сейчас в работе. Можно определить задачу, исполнение которой в данный момент остановило процесс и т.п. Достаточно только кликнуть» на любую задачу, и система покажет более развернутую информацию о ней (исполнитель, срок выполнения и т.п.).

2. Групповой контроль выполнения процессов в любых разрезах (по любым процессам, реквизитам процессов, состояниям процессов, задач и т.п.) при помощи отчетности. При этом можно увидеть, как идет выполнение процессов/задач с ответственными, сроками. Широкие возможности также предоставят различные группировки (по выполненности задач, просроченности их, исполнителям, процессам и т.п.). Также будет возможность произвольной фильтрации данных, попадающих в отчет.

3. Анализа исполнения процессов в организации. При помощи данного отчета можно провести в произвольных разрезах и фильтрацией анализ выполнения процессов в организации на основании собранной статистики. Вы получите ответы на то, как и на сколько вовремя выполняются задачи, кто делает их вовремя, кто нет. Получив эту информацию и ответы на вопросы, кто не успевает и почему, может он загружен другими задачами или просто не справляется, будет возможность принять правильные управленческие решения.

И это еще не все

В системе есть много других возможностей, таких как Архив документов, формирование должностных инструкций, Формирование регламентов бизнес-процессов, симуляция бизнес–процессов и прочее.

Продукт «ИНТАЛЕВ: Документооборот 2005» разработан на платформе 1С: Предприятие 8.0 и в силу этого получает ряд преимуществ:

Ниже изложен краткий перечень функциональных возможностей продукта:

Хранение документов в произвольных форматах в электронном архиве (документы MS Office, изображения, и прочее) История изменения документа, с важными отметками в истории жизни документа Широкие возможности по классификации документов и поиску их в архиве Гибкая система прав доступа к информации архива Создание и визуальное редактирование процессов Моделирование выполнения процессов для накопления статистики. Этот инструмент необходим для расчета загрузки исполнителей. Хранение данных процессов с возможностью использования всех данных системы, а также создания новых типов (классификаторов) Оповещение исполнителей о задачах, а также контроль сроков выполнения. Групповое и динамическое назначение исполнителей Автоматизация рутинных действий с использованием макросов. Например, после подготовки пакета документов для клиента, система сможет автоматически отправить эти документы по электронной почте. Создание печатных форм и печать задач и процессов Инструменты анализа - гибкая отчетность по динамике и статистике процессов Формирование должностных инструкций в системе. Когда бизнес-процессы, в которые вовлечен исполнитель, достаточно хорошо описаны, система может сформировать перечень процессов и задач, которые должен выполнять сотрудник. К каждой из задач прикрепляется пояснение. Таким образом, сформированный документ будет описывать все, что должен делать сотрудник на предприятии.

 


Читайте:


Добавить комментарий


Защитный код
Обновить

Диспетчеризация пунктов:

Система дистанционного мониторинга ЦТП Уфы. АСКУЭ

News image

Реализованная система диспетчеризации и управления обеспечивает выполнение следующих функций: регулирование температуры отопления по графику и температуры горячего водоснабжения (ГВС); регулирование...

Региональная диспетчерская система газопроводной сети

News image

Заказчик: ОАО «Уральские газовые сети», Екатеринбург. Региональная газораспределительная организация Свердловской области. Наблюдаемыми объектами являются газорегуляторные пункты (ГРП) газопровод...

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА КОММЕРЧЕСКОГО УЧЕТА ОТПУСКА ПИТЬЕВОЙ ВОДЫ ПОТРЕБИТЕЛЯ

News image

Заказчик: Комитет по управлению Жилищно-коммунальным хозяйством Администрации г. Новороссийск Объект: I-я очередь системы, включающая потребителей одной из зон водоснабжения (110 узлов учета). ...

 

Теория АСУ:

Регулятор в современных АСУ ТП. ПИД-регулятор

News image

Что такое регулятор? Этот термин пришел из теории автоматизированного управления. Регулятором называется устройство, которое следит за функционированием объекта управления и, постоянно анализируя ег...

Погрешность

News image

Систематические погрешности выражаются в виде разности результатов измерения рабочим и образцовым прибором. Эти разности, взятые с обратным знаком, составляют таблицу поправок к показаниям прибора. ...

Системы диспетчеризации объектов и визуализация процессов

News image

Любое современное здание, будь это жилой дом, торговый офисный, центр, или спортивное сооружение обязательно содержит солидный объем инженерного оборудования. Причем число инженерного оборудования н...

Регулирование температуры. Объекты

News image

Объектом регулирования называют ту часть системы, которая начинается в месте измерения и кончается в месте приложения регулирующего воздействия. Таким образом, объект регулирования - это та часть тр...

Программируемые логические контроллеры компании Контэл

News image

Производственная компания «Контэл» с 2000 года специализируется на разработке и производстве аппаратно-программных средств для создания систем промышленной автоматики. Одной из видов продукции, я...

 
 

Программные решения в автоматизации:

Компоненты концепции

News image

Компоненты архитектуры TF можно условно разделить на 4 группы: · активные и пассивные сетеобразующие компоненты и мосты; · коммуникационные ...

Задачи сервера

News image

В системе CiTect сервер выполняет пять функций. Во-первых, сервер ввода/вывода является выделенным коммуникационным сервером, организуя обмен информ...

Java: первая система программирования эпохи Internet

News image

Когда несколько лет назад Java впервые появился на свет, многие относились к нему как к игрушечному языку. Ну кому, говорили они, может понадобится ...

Поддержка работы с внешними устройствами

News image

Использование любого программного пакета класса InTouch имеет смысл тогда, когда прикладная задача может легко взаимодействовать с устройствами типа...

Гиперссылки на другиеWeb-узлы

News image

В сети Intranet предприятия или вне его может быть множество других серверов данных, где хранится необходимая информация. Например, главный технолог...

Преимущества и недостатки Java

News image

Язык программирования Java специально создавался для разработки сетевых приложений и обладает всеми средствами для реализации динамического обмена д...

 

Примеры удачного внедрения:

Производство по принципу «точно вовремя»

Принцип производства необходимых деталей в необходимых количествах в нужное время обозначается термином «точно вовремя» (jush-in-time). Он означает,...

Совокупная стоимость владения

Покупая автомобиль, опытный шофер обязательно поинтересуется, каков расход топлива на 100 км, какое именно топливо и масло нужно и сколько оно стоит...

Конвергенция технологий

В соответствии с возросшей вычислительной мощностью компьютеров выросли и возможности прикладного программного обеспечения. Разработка промышленных ...

Основные принципы и структура СУП

Система управления производством «Тоёты» привлекательна тем, что, ставя целью снижение издержек производства, она устраняет из производства ненужные...

Активизация человеческого фактора

Система управления производством «Тоёты» позволяет достичь различные цели (оперативное регулирование производства, гарантия качества, активизация са...

Формирование квалифицированной группы внедрения и сопровожде

Внедрение большинства крупных систем автоматизации управления предприятием производитсяпо следующей технологии: на предприятии формируется небольшая...