1. Стратегическое планирование. На основе технической политики компании формируются инвестиционные программы технического перевооружения, реконструкции и капитального строительства. Такие программы формируются на период от 3 до 5 лет. В инвестиционных программах содержатся планируемые на этот срок проекты.

2. Годовое планирование. Выполняется детализация инвестиционных программ, и в результате формируются планы работ по проектам на год, а также бюджеты по направлениям (видам) деятельности. На основании этих бюджетов формируется бюджет компании. Следует заметить, что процесс формирования бюджета - итерационный.

Таким образом, планирование по проектам является своего рода связующим звеном между стратегическим планированием и годовыми бюджетами компании.

Планирование проекта. На этом этапе планируется состав работ, в том числе, на основании потребности в ремонтах. Кроме того, планируются бюджеты и сроки проекта, производится увязка бюджетов по проектам с бюджетами компании (бюджетом расходов, БДДС). В процессе планирования работ по проектам осуществляется определение потребностей в ТМЦ (материалах, поставках оборудования). Соответственно, производится согласование планов работ по проектам с бюджетами по закупкам.

2. Заключение договоров. После утверждения бюджетов по проекту производится выбор поставщика (поставщиков) для выполнения работ. Как правило, работы по ТОиР и капитальному строительству выполняют подрядные организации, но возможно и выполнение работ собственными силами. При выборе поставщика может быть проведен тендер. Для крупных проектов возможно привлечение нескольких исполнителей. При заключении договоров с поставщиками, как правило, документы проходят сложные цепочки согласования, и в этом процессе задействовано большое количество ролей: куратор проекта, технический куратор, финансист (осуществляет проверку соответствия бюджету расходов и БДДС), юрист (контролирует использование типовых форм договоров).

3. Выполнение работ. На этом этапе осуществляется контроль выполнения договоров (сроки, качество), контроль бюджета расходов по проекту, бюджета движения денежных средств. Выполняется сбор данных о затратах по проектам. Основными источниками затрат являются: оплата счетов поставщиков за поставку ТМЦ либо за выполненные работы; отпуск ТМЦ со склада; работы, выполненные собственными силами (заработная плата сотрудникам). При учете затрат важно разделять их на капитализируемые и некапитализируемые.

4. Закрытие проекта (этапа проекта). Производится приемка работ, подписываются акты выполненных работ. На этом этапе осуществляется суммирование затрат по проекту. Накопленные капитализируемые затраты передаются в бухгалтерию для учета ОС.

Таким образом, на каждом этапе требуется контроль и анализ целого ряда показателей, как в целом по компании, так и отдельно по каждому проекту, с возможностью детализации до первичных документов. При этом происходит обмен данными со смежными областями (рис. 3).

Например, на этапе планирования проекта необходим следующий обмен информацией:

При заключении договоров с исполнителями, на основе календарного плана договора формируется график поставок (услуг, материалов). График поставок передается в службу по закупкам как ожидаемое поступление. Когда осуществляется поставка оборудования (услуг), она оформляется в службе по закупкам, после чего информация о выполненной поставке передается не только в службу управления проектом, но и в другие области: в финансовую службу, где учитывается в расчетах с кредиторами, а также служит для формирования счета к оплате по выполненной поставке; в подразделение по управлению договорами.