20.09.2018
 
 

 

Программы для управления делами предприятия
Внедрение СУП - Примеры систем управления

Первые шаги к безбумажному документообороту

Вам повезло. Бизнес растет. Колеса крутятся, штат увеличивается, офис тонет в бумагах. Что делать? Как не дать эффективно работающей команде превратиться в огромный, бюрократизированный, медленно ворочающийся Газпром?

В этой статье мы будем говорить о преимуществах, проблемах и тонкостях внедрения электронного документооборота.

Избавление от тонн неэффективно расходуемой бумаги - это далеко не самый важный аспект использования информационных систем, позволяющих наладить безбумажный документооборот. Самыми важными преимуществами являются следующие.

1. Оперативность доведения информации до сотрудников на местах

2. Возможность быстрого поиска документов в базе данных системы

3. Протоколирование действий пользователей по созданию, просмотру и изменению документов

Все это хорошо, скажет малознакомый с информационными технологиями человек. Но как приступить к работе? Существуют программы, специально написанные для компаний, впервые внедряющих у себя электронный документооборот - компаний, чья деятельность напрямую не зависит от наличия системы электронного документооборота. Но после внедрения безбумажного документооборота эффективность работы таких фирм возрастает. Снижаются издержки на организацию взаимодействия сотрудников, на осуществление обмена информацией между подразделениями. Экономится самый ценный ресурс - рабочее время.

Для обычного менеджера, руководителя подразделения и директора компании основные функции системы документооборота и управления предприятием одни и те же. Это, во-первых, выдача (получение) и контроль поручений (отчетность), и, во-вторых, хранение документов в специальной базе данных с удобным поиском - электронном архиве.

Помимо примитивного перевода управленческого документооборота в электронную форму, информационная система повышает качество управления. Улучшается контроль и процент выполненных в срок поручений. Уменьшается время, затрачиваемое на согласование приказов и распоряжений. Формальная выдача заданий, ранее поручаемых исполнителям на словах, снижает вероятность разночтений.

Контроль исполнительской дисциплины наладить проще всего.

По сути, это просто-напросто выдача поручений определенным сотрудникам, с простановкой даты выполнения и важности порученного.

Сотрудник видит, что должен сделать и к какому сроку, а начальник видит, кому что поручил.

Ничего не забывается - вот вам и контроль исполнительской дисциплины.

Документооборот - штука более сложная. Эффективный документооборот территориально распределенного предприятия может начинаться с того, что к поручениям будут прикладываться файлы с текстами или картинками, для лучшего объяснения того, что следует сделать.

Можно хранить в базе данных различные приказы, распоряжения и тому подобное. Можно поручить секретарю составить каталог деловой литературы, если ее у Вас много.

Говоря в общем, смысл документооборота заключается в том, чтобы создавать бумаги, согласовывать их и доводить до сведения обычных людей. Смысл электронного документооборота ровно тот же. Но слово бумага заменяется словосочетанием электронный документ ...

...Для осуществления электронного документооборота, в частности, предназначена информационная система управления предприятием ФлайДок. Программу ФлайДок можно эксплуатировать на любых операционных системах, устанавливать в территориально удаленных подразделениях и на ноутбуках. При использовании системы будет экономиться не только рабочее время, но и бюджет на телефонные переговоры с офисами в регионах.

Скачать бесплатную программу CRM и управления предприятием FlyDoc 2.0 Community Edition на три компьютера можно на сайте производителя.

 


Читайте:


Добавить комментарий


Защитный код
Обновить

Диспетчеризация пунктов:

СИСТЕМА ДИСПЕТЧЕРИЗАЦИИ ДЛЯ РТС И ЦТП

News image

Заказчик: филиал «Северо-Западный» №9 ОАО «МОЭК», г. Москва. Объект диспетчеризации: РТС и ЦТП, а также отдельные узлы учета. Решаемые задачи: система диспетчеризации осуществляет информационн...

СИСТЕМА МОНИТОРИНГА И УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРООБОРУДОВАНИЕМ СКЛАДСКОГО КОМПЛЕКСА

News image

Заказчик: ООО «Юг Логистик - сервис», г. Москва Описание технологического процесса: Объектом мониторинга и удалённого управления являются системы электрооборудования и отдельные агрегаты складск...

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА УЧЕТА ВОДООТВЕДЕНИЯ КАНАЛИЗАЦИОННОЙ НАСОСНОЙ СТАНЦИИ

News image

Заказчик: ГУП «Водоканал С-Пб», г. С-Петербург Объект: Районная канализационная насосная станция (КНС) №6 Правобережного Водоканала) c насосными агрегатами (НА) производительностью 1500 – 7000 м3...

 

Теория АСУ:

Каскадное регулирование (cascade control)

News image

Классический пример. Нагреватель печи (горелка в нашем случае) имеет избыточную мощность, и объект нагрева (заготовка) может с одной стороны перегреться, а с другой - остаться холодным. Если подобны...

Диспетчеризация лифтового хозяйства

News image

Диспетчеризация лифтового хозяйства позволяет: · значительно повысить оперативность в обслуживании лифтовым оборудованием; · своевременно получать сигналы о каких-либо повреждения и сбоях в ...

Структура комплексных систем диспетчеризации

News image

Стандартная система диспетчеризации состоит из шкафов автоматики (ША) и диспетчерского пункта. В свою очередь шкаф автоматики вмещает в себя свободно программируемый контроллер, оснащенный модулями ...

Диспетчеризация подсистемы электроснабжения

News image

Подсистема электроснабжения представляет собой составную часть любого здания, будь то инженерные, жилые или административно-производственные коммуникации. Высокая надежность и эффективность электрос...

Отопление больших помещений с помощью газа

News image

Когда мы говорим об отоплении промышленных помещений, большинство специалистов сразу думает о большой котельной, трубах, вентиляторных конвекторах, регулирующих клапанах, вентиляторах и т.д. Устойчи...

 
 

Программные решения в автоматизации:

Пятьсот функций

News image

CiCode это развитый язык программирования типа C/Pascal, на котором написана SCADA-система Citect. Он включает свыше 500 функций, которые позволяют ...

SCADAlarm: Оперативный контроль в любое время на любом расст

News image

Бурный рост телекоммуникационных технологий в последние годы определяет направление развития информационных и компьютерных технологий. Проводные и б...

Java поменьше

News image

Компания Sun в настоящее время работает над сокращением размеров виртуальной Java-машины и системы исполнения для использования их в приложениях с б...

Компоненты концепции

News image

Компоненты архитектуры TF можно условно разделить на 4 группы: · активные и пассивные сетеобразующие компоненты и мосты; · коммуникационные ...

Межсетевой обмен в масштабах предприятия

News image

Речь идет об обмене данными между сетями уровней 1, 2 и 3, то есть о том, как сделать прозрачным и простым доступ к данным устройств низовой автомат...

Простота использования

News image

Графический построитель поддерживает несколько шаблонов алармов, из которых можно выбрать наиболее подходящий для вашей задачи. На тесте, представле...

 

Примеры удачного внедрения:

Перетягивание каната

Какая система подходит предприятию больше? Мнение некоторых руководителей ИТ-служб по этому вопросу достаточно жесткое: Раз систему надо дорабатыва...

Автоматизация опасных промышленных объектов

Денисенко В.В., к.т.н

Инфин

(Компания Инфин, Россия) Инфин - комплексная система, которая позволяет организовать бухгалтерский учет в полном объеме, включая учет основных...

Комплексная автоматизация управления предприятием на базе решений 1С, является одним из ключевых направлений бизнеса компании «Микротест». Многолетн...

БЭСТ-5 - ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ

Работа современного предприятия невозможна без надежной и эффективной информационной поддержки своей деятельности. Объем накапливаемых данных ...

Отсутсвие постановки задачи менеджмента на предприятии

Наверное, этот пункт является наиболее значимым и сложным. На первый взгляд, его тема перекликается с содержанием второго пункта, посвященного реорг...