02.07.2025
 
 

 

Программы для управления делами предприятия
Внедрение СУП - Примеры систем управления

Первые шаги к безбумажному документообороту

Вам повезло. Бизнес растет. Колеса крутятся, штат увеличивается, офис тонет в бумагах. Что делать? Как не дать эффективно работающей команде превратиться в огромный, бюрократизированный, медленно ворочающийся Газпром?

В этой статье мы будем говорить о преимуществах, проблемах и тонкостях внедрения электронного документооборота.

Избавление от тонн неэффективно расходуемой бумаги - это далеко не самый важный аспект использования информационных систем, позволяющих наладить безбумажный документооборот. Самыми важными преимуществами являются следующие.

1. Оперативность доведения информации до сотрудников на местах

2. Возможность быстрого поиска документов в базе данных системы

3. Протоколирование действий пользователей по созданию, просмотру и изменению документов

Все это хорошо, скажет малознакомый с информационными технологиями человек. Но как приступить к работе? Существуют программы, специально написанные для компаний, впервые внедряющих у себя электронный документооборот - компаний, чья деятельность напрямую не зависит от наличия системы электронного документооборота. Но после внедрения безбумажного документооборота эффективность работы таких фирм возрастает. Снижаются издержки на организацию взаимодействия сотрудников, на осуществление обмена информацией между подразделениями. Экономится самый ценный ресурс - рабочее время.

Для обычного менеджера, руководителя подразделения и директора компании основные функции системы документооборота и управления предприятием одни и те же. Это, во-первых, выдача (получение) и контроль поручений (отчетность), и, во-вторых, хранение документов в специальной базе данных с удобным поиском - электронном архиве.

Помимо примитивного перевода управленческого документооборота в электронную форму, информационная система повышает качество управления. Улучшается контроль и процент выполненных в срок поручений. Уменьшается время, затрачиваемое на согласование приказов и распоряжений. Формальная выдача заданий, ранее поручаемых исполнителям на словах, снижает вероятность разночтений.

Контроль исполнительской дисциплины наладить проще всего.

По сути, это просто-напросто выдача поручений определенным сотрудникам, с простановкой даты выполнения и важности порученного.

Сотрудник видит, что должен сделать и к какому сроку, а начальник видит, кому что поручил.

Ничего не забывается - вот вам и контроль исполнительской дисциплины.

Документооборот - штука более сложная. Эффективный документооборот территориально распределенного предприятия может начинаться с того, что к поручениям будут прикладываться файлы с текстами или картинками, для лучшего объяснения того, что следует сделать.

Можно хранить в базе данных различные приказы, распоряжения и тому подобное. Можно поручить секретарю составить каталог деловой литературы, если ее у Вас много.

Говоря в общем, смысл документооборота заключается в том, чтобы создавать бумаги, согласовывать их и доводить до сведения обычных людей. Смысл электронного документооборота ровно тот же. Но слово бумага заменяется словосочетанием электронный документ ...

...Для осуществления электронного документооборота, в частности, предназначена информационная система управления предприятием ФлайДок. Программу ФлайДок можно эксплуатировать на любых операционных системах, устанавливать в территориально удаленных подразделениях и на ноутбуках. При использовании системы будет экономиться не только рабочее время, но и бюджет на телефонные переговоры с офисами в регионах.

Скачать бесплатную программу CRM и управления предприятием FlyDoc 2.0 Community Edition на три компьютера можно на сайте производителя.

 


Читайте:


Добавить комментарий


Защитный код
Обновить

Диспетчеризация пунктов:

Система автоматизации и диспетчеризации теплосетей. Энергоучет

News image

Объект: теплосети (котельные, ИТП) городов Климовск, Подольск, пос. Мещерское Автоматика объекта (контроллер Трансформер, Электротехническая Компания) по его инициативе обеспечивает за минимально...

Состав и структура системы автоматизации

News image

Система нижнего уровня реализует автоматическое и автоматизированное управление следующими функциональными комплексами и системами: насосной станцией системы внутреннего пожаротушения насосной ста...

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА УЧЕТА ТЕПЛОВОЙ ЭНЕРГИИ НА ТЕПЛОВЫХ ВЫВОДАХ НОВОСИБИРС

News image

Заказчик: ОАО «Новосибирскэнерго» Объект: Тепловые выводы 4 ТЭЦ в г. Новосибирске и одной ТЭЦ в области. Состав системы: На каждой из пяти ТЭЦ Master SCADA через ОРС-сервер получает данные от...

 

Теория АСУ:

Контроль измерительных приборов

News image

Для обеспечения единообразия, верности и правильного применения мер и измерительных приборов установлен определенный порядок их контроля. Для этой цели организована Государственная служба мер и изме...

Перечень модулей ввода/вывода серии MAТCHBOX

News image

MMB500-CPU      Процессорный модуль                    16-разрядный процессор Fujitsu MMB510-4DI        Модуль дискретного ввода            24 в, 4 канала ММВ511-2DI        Модуль дискретного ...

Контрольно-измерительные приборы - КИП. Классификация, характеристики, контроль,

News image

Контрольно-измерительные приборы можно классифицировать по следующим основным признакам: по роду измеряемой величины, способу получения информации, метрологическому назначению, расположению. По р...

Техника безопасности при ремонте приборов и средств автоматизации

News image

Поверку, регулировку и ремонт всех приборов и средств автоматизации необходимо производить с соблюдением стандартов и технических условий, утвержденных Госстандартом СССР. Аварийное выключение пр...

Диспетчеризация подсистемы электроснабжения

News image

Подсистема электроснабжения представляет собой составную часть любого здания, будь то инженерные, жилые или административно-производственные коммуникации. Высокая надежность и эффективность электрос...

 
 

Программные решения в автоматизации:

Динамическая платформа управления производством

News image

Для интеграции возможно применение динамической платформы управления производством, благодаря которой данные свободно перемещаются между ключевыми у...

InTouch восходит на вершину

News image

Интеграция многоуровневых систем автоматизации современного предприятия Сегодня одной из самых главных задач промышленной автоматизации является ...

Java: среда исполнения

News image

Прежде чем обсуждать применимость исполнительной среды Java во встроенных системах или системах реального времени, рассмотрим сначала, из каких она ...

Описание встроенных Web-серверов

News image

Каждый из указанных модулей содержит 1 сервер HTTP и 1 сервер FTP. Для создания и последующего обслуживания Web-сайта в контроллере пакет Web Uti...

Бедные и богатые Internet/Intranet-клиенты

News image

В Internet/Intranet решениях в обмене данными, кроме технологического сервера, как поставщика данных, и клиента, как получателя информации, задейств...

Опыт практического использования Java

News image

При использовании описанного выше Java-базированного решения, реализованного в распределенном приложении WAK, были сделаны следующие наблюдения. ...

 

Примеры удачного внедрения:

ПТК ОРУ (КРУЭ)

Программно-технический комплекс управления оборудованием ОРУ (КРУЭ) – ПТК ОРУ (КРУЭ) предназначен для сбора и обработки данных технологической инфор...

Активизация человеческого фактора

Система управления производством «Тоёты» позволяет достичь различные цели (оперативное регулирование производства, гарантия качества, активизация са...

Сроки окупаемости, эффективность

Это достаточно сложный вопрос даже для специалистов (не верьте тем, кто вам говорит, что это не так). Дело в том, что эффект от применения системы а...

SAP R/3 - пример крупной системы

Все компоненты системы R/3 настраиваются на конкретное предприятие и позволяют обеспечивать внедрение эволюционным путем. В состав системы входят ...

Секреты построения ERP-систем для проектно-ориентированных п

Система управления современным предприятием должна базироваться на новых методах управления и новых информационных технологиях, которые обеспечивают...

Проблемы организации переналадки оборудования

Самой трудной проблемой в обеспечении выравненного производства являются наладка и переналадка оборудования. Например, в процессе штамповки снижение...