29.05.2024
 
 

 

Программы для управления делами предприятия
Внедрение СУП - Примеры систем управления

Первые шаги к безбумажному документообороту

Вам повезло. Бизнес растет. Колеса крутятся, штат увеличивается, офис тонет в бумагах. Что делать? Как не дать эффективно работающей команде превратиться в огромный, бюрократизированный, медленно ворочающийся Газпром?

В этой статье мы будем говорить о преимуществах, проблемах и тонкостях внедрения электронного документооборота.

Избавление от тонн неэффективно расходуемой бумаги - это далеко не самый важный аспект использования информационных систем, позволяющих наладить безбумажный документооборот. Самыми важными преимуществами являются следующие.

1. Оперативность доведения информации до сотрудников на местах

2. Возможность быстрого поиска документов в базе данных системы

3. Протоколирование действий пользователей по созданию, просмотру и изменению документов

Все это хорошо, скажет малознакомый с информационными технологиями человек. Но как приступить к работе? Существуют программы, специально написанные для компаний, впервые внедряющих у себя электронный документооборот - компаний, чья деятельность напрямую не зависит от наличия системы электронного документооборота. Но после внедрения безбумажного документооборота эффективность работы таких фирм возрастает. Снижаются издержки на организацию взаимодействия сотрудников, на осуществление обмена информацией между подразделениями. Экономится самый ценный ресурс - рабочее время.

Для обычного менеджера, руководителя подразделения и директора компании основные функции системы документооборота и управления предприятием одни и те же. Это, во-первых, выдача (получение) и контроль поручений (отчетность), и, во-вторых, хранение документов в специальной базе данных с удобным поиском - электронном архиве.

Помимо примитивного перевода управленческого документооборота в электронную форму, информационная система повышает качество управления. Улучшается контроль и процент выполненных в срок поручений. Уменьшается время, затрачиваемое на согласование приказов и распоряжений. Формальная выдача заданий, ранее поручаемых исполнителям на словах, снижает вероятность разночтений.

Контроль исполнительской дисциплины наладить проще всего.

По сути, это просто-напросто выдача поручений определенным сотрудникам, с простановкой даты выполнения и важности порученного.

Сотрудник видит, что должен сделать и к какому сроку, а начальник видит, кому что поручил.

Ничего не забывается - вот вам и контроль исполнительской дисциплины.

Документооборот - штука более сложная. Эффективный документооборот территориально распределенного предприятия может начинаться с того, что к поручениям будут прикладываться файлы с текстами или картинками, для лучшего объяснения того, что следует сделать.

Можно хранить в базе данных различные приказы, распоряжения и тому подобное. Можно поручить секретарю составить каталог деловой литературы, если ее у Вас много.

Говоря в общем, смысл документооборота заключается в том, чтобы создавать бумаги, согласовывать их и доводить до сведения обычных людей. Смысл электронного документооборота ровно тот же. Но слово бумага заменяется словосочетанием электронный документ ...

...Для осуществления электронного документооборота, в частности, предназначена информационная система управления предприятием ФлайДок. Программу ФлайДок можно эксплуатировать на любых операционных системах, устанавливать в территориально удаленных подразделениях и на ноутбуках. При использовании системы будет экономиться не только рабочее время, но и бюджет на телефонные переговоры с офисами в регионах.

Скачать бесплатную программу CRM и управления предприятием FlyDoc 2.0 Community Edition на три компьютера можно на сайте производителя.

 


Читайте:


Добавить комментарий


Защитный код
Обновить

Диспетчеризация пунктов:

Автоматизированная система диспетчеризации и мониторинга Энергоучет сахарного к

News image

Объект контроля: Объектом контроля является технический учет всех материальных и энергопотоков сахарного комбината: газа, пара, воды, конденсата, сырья и продукции. Сахарный комбинат состоит из д...

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА КОММЕРЧЕСКОГО УЧЕТА ЭЛЕКТРОЭНЕРГИИ НА ОАО ПЕРМТРАНСЖ

News image

Заказчик: ОАО «Пермтрансжелезобетон», г. Краснокамск Пермской обл. – крупнейший производитель железобетонных конструкций, уральского региона, а также по изготовлению продукции дерево - и металлообр...

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА МОНИТОРИНГА «ЭНЕРГОУЧЕТ САХАРНОГО КОМБИНАТА» (АСМ «ЭН

News image

Заказчик: ОАО Ольховатский сахарный комбинат , Воронежская обл. (ГК Продимекс ) Описание объекта: Объектом контроля является технический учет всех материальных и энергопотоков сахарного комбин...

 

Теория АСУ:

Комплексная автоматизация технологических процессов

News image

Техническое перевооружение и реконструкция производства кроме решения задач проектирования и внедрения новых технологических процессов предусматривает также в качестве основного средства интенсифика...

Как уехать на заработки в другую страну

News image

Среди украинцев поездки в близкое зарубежье очень популярны. Ведь там можно заработать неплохо и вернуться обеспеченным человеком. Кроме того, работа в чужой стране позволяет выучить язык, другую куль...

Применение гидравлических регуляторов

News image

Применение гидравлических регуляторов ограничено спецификой вида энергоносителя сигналов (например, масло не применяется на пожаро - и взрывоопасных производствах). Устройства гидравлической ветви п...

Контроллеры. Программирование и составление программы PLC на ПЛК

News image

Рассмотрим проблему выбора аппаратной части, стоящую перед инженером по автоматизации, в частности выбор контроллера, на базе которого и будет автоматизирован тот или иной процесс Быстроменяющаяс...

Эффективность внедрения автоматизированных систем

News image

В условиях рыночной экономики основой успешной деятельности любого предприятия (организации, фирмы и т.п.) является обеспечение требуемого уровня рентабельности его хозяйственной деятельности. Не ме...

 
 

Программные решения в автоматизации:

Резервирование

News image

Ещё одним отличительным свойством Citect является то, что среди стандартных функций здесь предусмотрено дублирование. Сервер В/В может дублироваться...

Публикация данных о техпроцессахв Интернет

News image

Естественным и наиболее безопасным применением Интернет-технологий в системах управления технологическими процессами является публикация информации ...

Структура Windows DNA

News image

Cтруктура Windows DNA это, в первую очередь, реализация трехуровневой модели приложения, включающей следующие уровни (рис.2): · уровень представ...

Пример приложения: WebOPCClient

News image

Программное обеспечение WebOPCClient представляет собой несложное IIS-приложение и служит для отображения актуальных технологических данных на веб-с...

Бесшовность (Естественность, плавность)

News image

Citect это мощный конкурентоспосбный SCADA-продукт. У него сильные рыночные позиции, благодаря поддержке истинной структуры клиент/сервер, открытой ...

Ответ на новые требования рынка

News image

Концепция TF (здесь и далее аббревиатура TF обозначает Transparent Factory ) способна решить многие проблемы внутри межсетевого обмена на уровнях АС...

 

Примеры удачного внедрения:

Совершенствование системы управления предприятием

В связи с тем, что рисунки организационных структур, упомянутые в статье, имеют очень большой размер, они не вошли в электронную версию публикации (...

Автоматизация опасных промышленных объектов

Денисенко В.В., к.т.н

Комплексная автоматизация управления предприятием на базе решений 1С, является одним из ключевых направлений бизнеса компании «Микротест». Многолетн...

ERP-системы и специализированные пакеты

До недавнего времени исчерпывающей функциональностью в области автоматизации управления предприятиями обладали ERP-системы, особенно крупные. Но,...

ПТК ОУ

Программно-технический комплекс управления общестанционным вспомогательным оборудованием – ПТК ОУ предназначен для управления и контроля за состояни...

SMART-SPRECON – современное решение для построения систем ав

Леонид Орлов, директор отраслевых проектов компании «РТСофт» Рассматривается комплексное решение для АСУ ТП на базе ПТК SMART-SPRECON и РЗА SIEME...