18.12.2018
 
 

 

Программы для управления делами предприятия
Внедрение СУП - Примеры систем управления

Первые шаги к безбумажному документообороту

Вам повезло. Бизнес растет. Колеса крутятся, штат увеличивается, офис тонет в бумагах. Что делать? Как не дать эффективно работающей команде превратиться в огромный, бюрократизированный, медленно ворочающийся Газпром?

В этой статье мы будем говорить о преимуществах, проблемах и тонкостях внедрения электронного документооборота.

Избавление от тонн неэффективно расходуемой бумаги - это далеко не самый важный аспект использования информационных систем, позволяющих наладить безбумажный документооборот. Самыми важными преимуществами являются следующие.

1. Оперативность доведения информации до сотрудников на местах

2. Возможность быстрого поиска документов в базе данных системы

3. Протоколирование действий пользователей по созданию, просмотру и изменению документов

Все это хорошо, скажет малознакомый с информационными технологиями человек. Но как приступить к работе? Существуют программы, специально написанные для компаний, впервые внедряющих у себя электронный документооборот - компаний, чья деятельность напрямую не зависит от наличия системы электронного документооборота. Но после внедрения безбумажного документооборота эффективность работы таких фирм возрастает. Снижаются издержки на организацию взаимодействия сотрудников, на осуществление обмена информацией между подразделениями. Экономится самый ценный ресурс - рабочее время.

Для обычного менеджера, руководителя подразделения и директора компании основные функции системы документооборота и управления предприятием одни и те же. Это, во-первых, выдача (получение) и контроль поручений (отчетность), и, во-вторых, хранение документов в специальной базе данных с удобным поиском - электронном архиве.

Помимо примитивного перевода управленческого документооборота в электронную форму, информационная система повышает качество управления. Улучшается контроль и процент выполненных в срок поручений. Уменьшается время, затрачиваемое на согласование приказов и распоряжений. Формальная выдача заданий, ранее поручаемых исполнителям на словах, снижает вероятность разночтений.

Контроль исполнительской дисциплины наладить проще всего.

По сути, это просто-напросто выдача поручений определенным сотрудникам, с простановкой даты выполнения и важности порученного.

Сотрудник видит, что должен сделать и к какому сроку, а начальник видит, кому что поручил.

Ничего не забывается - вот вам и контроль исполнительской дисциплины.

Документооборот - штука более сложная. Эффективный документооборот территориально распределенного предприятия может начинаться с того, что к поручениям будут прикладываться файлы с текстами или картинками, для лучшего объяснения того, что следует сделать.

Можно хранить в базе данных различные приказы, распоряжения и тому подобное. Можно поручить секретарю составить каталог деловой литературы, если ее у Вас много.

Говоря в общем, смысл документооборота заключается в том, чтобы создавать бумаги, согласовывать их и доводить до сведения обычных людей. Смысл электронного документооборота ровно тот же. Но слово бумага заменяется словосочетанием электронный документ ...

...Для осуществления электронного документооборота, в частности, предназначена информационная система управления предприятием ФлайДок. Программу ФлайДок можно эксплуатировать на любых операционных системах, устанавливать в территориально удаленных подразделениях и на ноутбуках. При использовании системы будет экономиться не только рабочее время, но и бюджет на телефонные переговоры с офисами в регионах.

Скачать бесплатную программу CRM и управления предприятием FlyDoc 2.0 Community Edition на три компьютера можно на сайте производителя.

 


Читайте:


Добавить комментарий


Защитный код
Обновить

Диспетчеризация пунктов:

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ МОБИЛЬНЫМ ЦЕНТРОМ ОБРАБОТКИ ДАННЫХ КОМПАНИ

News image

Заказчик: компания «Комус» Объект:мобильный центр обработки данных (МЦОД) Характеристика объекта управления: МЦОД, являясь, по сути, аналогом стандартного дата-центра, заключает в себе ряд до...

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА КОММЕРЧЕСКОГО УЧЕТА ЭЛЕКТРОЭНЕРГИИ НА ОАО ПЕРМТРАНСЖ

News image

Заказчик: ОАО «Пермтрансжелезобетон», г. Краснокамск Пермской обл. – крупнейший производитель железобетонных конструкций, уральского региона, а также по изготовлению продукции дерево - и металлообр...

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОПЕРАТИВНОГО ДИСТАНЦИОННОГО УПРАВЛЕНИЯ КАНАЛИЗАЦИОННЫ

News image

Заказчик: МУП «Водоканал Воронежа», Воронеж Описание технологического процесса: Городские канализационные стоки попадают в приёмную ёмкость. При достижении уровнем в приёмной ёмкости определён...

 

Теория АСУ:

О проблемах качества

News image

Но большое разнообразие имеет не только достоинства, но и порождает массу проблем. Я имею в виду не только то, что глаза разбегаются, но и отсутствие объективной информации по предлагаемой технике. ...

Средства автоматизации

News image

Технологическое оборудование и коммуникации автоматизируемого объекта изображают на схеме автоматизации упрощенно, но в такой степени, которая позволяет показать их взаимное расположение, взаимодейс...

Пользовательские функции

News image

К пользовательским функциям прежде всего относятся различные программы отопления, которые позволяют адаптировать режим обогрева дома к ритму жизни его обитателей (сон и бодрствование, отпуска, посме...

Индивидуальные тепловые пункты

News image

Индивидуальные тепловые пункты обеспечивают помещения и здания горячей водой, вентиляцию и тепло целому строению, либо его частям. ИТП эксплуатируют как на промышленных предприятиях, так и в засе...

Автоматизация котельных

News image

Современную котельную невозможно представить себе без систем автоматики, объединивших все последние достижения в области управления тепловыми потоками. Примечательно, что для большинства людей до си...

 
 

Программные решения в автоматизации:

Конфигурации программных пакетов InTouch

News image

При определении спецификации на выбранный программный пакет пользователю всегда необходимо знать, каковы варианты поставки пакета, какие функции (ил...

Преимущества для пользователя

News image

Благодаря встроенным Web-серверам многие функции доступны через Internet/ Intranet, такие как: · детальная диагностика системы управления на баз...

SCADA-системы, или муки выбора

News image

У разработчиков SCADA-систем на платформе Windows NT появилась возможность использовать расширение реального времени (RTX), чтобы преодолеть недоста...

Поддержка пакета

News image

В качестве технической поддержки фирма Wonderware предлагает подписку на специальные ежеквартальные выпуски сборников, поставляемых на CD-дисках, ку...

Снижение стоимости на этапе инсталляции системы из TF-компон

News image

· разгрузки домена технологических серверов, применения аппаратных платформ меньшей стоимости, уменьшения объема или полного отказа от закупок спец...

Новые функциональные возможности

News image

· использование карманных и портативных компьютеров и терминалов без специального ПО, мобильных телефонов и иных средств связи в дополнение к тради...

 

Примеры удачного внедрения:

Оптимальное решение для украинских хлебокомбинатов

ERP-система IT-Предприятие широко используется для автоматизации промышленных предприятий Украины. В пищевой промышленности следует отметить внедр...

Интегрируемость, открытость, развиваемость

Важность использования общепринятых технологий обусловлена еще и тем, что они означают также возможность эффективной интегрируемости системы с други...

IT-Предприятие - внедрение на ЗАО Житомирские ласощи

В конце 2002 года после тщательного отбора сотрудники ЗАО Житомирские ласощи остановили свой выбор на системе IT-Предприятие киевской корпорации...

SMART-SPRECON – современное решение для построения систем ав

Леонид Орлов, директор отраслевых проектов компании «РТСофт» Рассматривается комплексное решение для АСУ ТП на базе ПТК SMART-SPRECON и РЗА SIEME...

Система изнутри

Чтобы не получилось как у М. Жванецкого - снаружи уже можем, теперь бы изнутри , проанализируйте использованные при разработке системы информационн...

ЗАО Киевмлын использует АСУ iRenaissance

В прошлом году компания Softline начала реализацию проекта комплексной автоматизации процессов управления предприятием на ЗАО КиевМлын . АСУ iRenai...